Acara Family Gathering, inilah hal mendasar yang penting dipahami
Acara Family Gathering, acara apa sih ini ? Apa saja manfaatnya ? dan apa 1 hal mendasar yang penting untuk dipahami, sebelum anda mulai merancang acara Family Gathering ? Mari sama - sama kita simak, artikel tentang acara family gathering yang kami rangkum berdasarkan pengetahuan dan pengalaman kami dalam mengelola jenis acara ini.
Acara Family Gathering adalah :
Sebuah kegiatan yang dilakukan oleh keluarga besar ( bisa perusahaan, lembaga, organisasi, institusi ataupun keluarga ) dengan tujuan utama untuk mendekatkan diri satu dengan yang lain, serta tujuan - tujuan lain yang diharapkan oleh penyelenggara acaranya. Secara harfiah, Family berarti keluarga dan Gathering berarti berkumpul. Jadi kalau diartikan sederhana, ini adalah acara dimana seluruh anggota keluarga berkumpul dan saling mendekatkan diri dengan rangkaian kegiatan yang dilaksanakan.
Meskipun tujuan utamanya adalah mendekatkan diri, namun, ketika organisasi, institusi atau perusahaan, mengadakan acara family gathering, biasanya, akan ada tujuan - tujuan lain yang ingin dicapai. Beberapa tujuan lain tersebut, dilatarbelakangi oleh keadaan yang terjadi saat sebelum acara diadakan.
Contoh sederhana : Sebuah perusahaan produsen minuman ringan, pada quarter 2 tahun ini, ternyata penjualannya jauh dibawah angka yang berhasil dicapai pada periode yang sama tahun sebelumnya. Setelah dianalisa, ternyata, ada ketidakharmonisan dari divisi pengiriman dan divisi penjualan. Divisi penjualan yang bertanggung jawab untuk melakukan penjualan, ternyata berhasil "menjual" dengan mencatat banyak order yang perlu dipenuhi, tapi ternyata, divisi pengiriman tidak memiliki semangat yang sama, tidak memiliki tujuan yang sama dengan divisi penjualan. Mereka merasa bahwa pengiriman sudah bekerja terlalu banyak, hingga membuat mereka, merasa kewalahan dan tidak bisa memenuhi order yang masuk dari divisi penjualan.
Ada masalah yang tidak diketahui oleh kedua divisi ini, mereka seolah bekerja sendiri - sendiri, tanpa sempat berkomunikasi dan berkoordinasi. Tujuan lain yang diharapkan dari perusahaan diatas dengan mengadakan acara ini, tentu saja, membuat jalur komunikasi diantara kedua divisi tersebut, menjadi cari, terbuka untuk saling mencari solusi, dan yang penting lagi adalah, kembali membuat kedua divisi ini memiliki satu tujuan yang sama hingga akhirnya mau bergerak sama - sama untuk mewujudkan tujuan tersebut. Family Gathering, mungkin bisa jadi solusinya.
Jadi, hal mendasar yang penting untuk dipahami sebelum merancang acara family gathering adalah :
- Mengetahui apa sebenarnya tujuan yang diharapkan dari pelaksanaan acara ini. Ini perlu digali lebih dalam, mulai dari mengetahui latar belakang dan kondisi yang terjadi saat ini di organisasi, institusi, ataupun perusahaan tersebut. Latar belakangnya dalam konteks ilustrasi diatas adalah terjadinya penurunan penjualan yang disebabkan kendala internal, yang tidak bisa diselesaikan oleh keduanya. Diperdalam lagi, apakah hal itu, cuma sebatas dua divisi yang terlibat ? apakah ada divisi lain yang juga terlibat dalam hasil yang didapatkan sekarang ? Bukan cuma level direktur dan manager yang perlu pemahaman akan masalah ini, bagaimana kalau semua level dari pucuk hingga ke bawah, juga mengetahui apa masalahnya dan apa langkah - langkah yang akan diambil untuk mengatasi masalah ini.
- Siapa saja yang perlu menghadiri acara ini. Apakah anggota keluarga dari level pucuk hingga ke bawah juga perlu diajak ? biar lebih mengenal satu sama lain, biar lebih terbangun hubungan emosional yang dekat, sehingga terbentuklah perasaan sebagai 1 keluarga besar yang perlu saling mendukung satu sama lain. Kalau sudah diketahui siapa saja yang akan hadir, anda juga bisa membuat kategori berdasarkan kelompok usia. Misalnya, diambil keputusan bahwa yang akan hadir adalah seluruh anggota keluarga, mulai dari pasangan ( suami / istri ) dan 2 orang anak. Dua orang anak ini, usianya berapa sampai berapa ? kelompokkan lagi.
Dengan mengetahui 2 hal ini makin spesifik, maka, hal ini akan menjadi panduan anda dalam merancang acara family gathering. Memiliki pemahaman mendasar mengenai hal ini, akan membawa anda mengetahui isi acara apa saja yang perlu anda siapkan, siapa saja pengisi acara yang sesuai dengan tujuan acara anda, apa saja hal - hal yang perlu dibahas oleh level atas dari organisasi, institusi atau perusahaan saat kata sambutan, aktivitas apa saja yang perlu dilakukan sepanjang acaranya dan seterusnya.
Dengan memiliki dua hal mendasar ini, anda nggak akan lari jauh - jauh dari panduannya, termasuk pada saat mempresentasikan konsep dan susunan acara family gathering ini. Anda akan punya jawaban dari pertanyaan - pertanyaan tentang isi acara yang anda usulkan. Semua yang anda usulkan sebagai bagian dari isi acara, selalu punya jawaban, kenapa ini harus ada ? kenapa memasukkan isi acara ini ? semua punya jawaban yang rasional dan logis. Dan kalau semua jawaban rasional dan logis yang anda kemukakan cukup kuat, maka tidak ada alasan untuk menolak konsep acara family gathering yang anda usulkan. Mungkin, hanya anggaran yang akan jadi pertimbangan.